Финансовый отчет

Финансовый отчет

Финансовый отчет сдается руководителем только в том случае, если он получал на проведение похода какие-то подотчетные суммы. Если же, как это бывает, например, на воскресных выходах, поход проводился целиком за счет самих участников, то задача руководителя значительно упрощается. Ему надо просто подсчитать сумму общих расходов, разделить на число участников, а затем объявить, кто сколько должен получить обратно, если создалась экономия, или сколько внести, если получился перерасход. Незначительные сэкономленные суммы, которые хлопотно делить между участниками, иногда можно попросту истратить на мороженое или фруктовую воду.

Если же для проведения похода были получены подотчетные суммы (см. раздел «Составление сметы» в главе 1), то по его окончании в бухгалтерию должен быть сдан авансовый отчет, как это делается обычно, а неизрасходованные деньги, если таковые остались, возвращаются в кассу, где они были получены перед походом.

Расходы, произведенные при подготовке и проведении похода, подтверждаются железнодорожными и другими транспортными билетами, копиями товарных чеков из магазинов, билетами от посещения музеев и т. д. Их надо тщательно собирать и прикладывать к авансовому отчету. Это одна из функций казначея группы. Но, как известно, далеко не все походные расходы можно подтвердить таким образом. В этом случае к авансовому отчету прилагаются три ведомости. Первая – на приобретенные и израсходованные продукты по форме:

Дата Наименование учреждения Приобретено за Примечание

наличный расчет безналичный расчет

к-во сумма к-во сумма

К этой ведомости прилагается табель, в котором перечисляются участники похода, и указывается число походных дней. Вот примерная форма такого табеля:

№/№ Фамилия Имя Июнь Июль Итого дней Примечание

25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5

1 2 Кузнецов П. Сергеев В. + + + + + + + + + + + + + + + + + – + – + – 11 8 – выбыл по болезни

Вторая ведомость составляется на транспортные расходы (внутримаршрутные разъезды) и носит название маршрутного листа (не надо путать его с маршрутным листом, который группа иногда получает в качестве путевого документа вместо маршрутной книжки):

Дата Маршрут (участок пути) Вид транспорта Сумма (на всю группу)

В третью ведомость включаются культурно-просветительные расходы (посещение музеев и т. п.) и хозяйственные траты (покупка инвентаря, инструментов, посуды и т. п.):

Наименование расходов Дата и место покупки или оказанной услуги Сумма

Все документы подписываются не только руководителем похода, но и ответственными из числа ребят – старшим по группе (командиром, старостой) и казначеем (завхозом). Это лишнее свидетельство той важной роли, которую играют в жизни туристской группы школьники, выделенные ответственными за разные участки работы. Через них, собственно, реализуется идея самоуправления в группе и в то же время осуществляется педагогическое руководство.

Если внимательно посмотреть на образцы ведомостей, сразу же станет ясно, что заполнить их задним числом, по окончании похода, вряд ли, возможно, за исключением, может быть, табеля. В памяти не сохранятся все нужные сведения. Поэтому завести такие ведомости надо сразу же, как только начинаются закупки для похода, т. е. еще до выхода на маршрут, и аккуратно вести в течение всего похода, а перед сдачей отчета просто переписать начисто. Совсем не обязательно иметь каждую ведомость на отдельном большом листе, для походных условий это неудобно. Лучше просто разграфить несколько страниц в походном блокноте.

Наконец, если руководитель иего заместитель получали командировочные деньги на проезд и суточные,то в них надо отчитаться обычным порядком.

Почему мы так подробно рассматриваем вопросы, связанные с финансовым отчетом? Дело в следующем. Было время, когда все траты на поход требовалось производить только по безналичному расчету. Порядок этот давно изменен, а между тем еще и сейчас некоторые директора школ и бухгалтеры настаивают на том, чтобы наличные деньги, которые собираются на проведение похода, были внесены на расчетный счет школы и в дальнейшем все расходы на поход оплачивались по безналичному расчету. Трудно придумать что-либо, в большей мере осложняющее работу руководителя. Во-первых, многое из того, что надо купить для похода, магазины продают за наличный расчет и не продают по безналичному. Во-вторых, многие из походных расходов просто нельзя оформить по безналичному расчету, например плату за молоко или картошку, покупаемые в деревне. В-третьих, те закупки, которые можно сделать по безналичному расчету, требуют массу времени. Надо искать магазины, где еще не исчерпан лимит на продажу по безналичному расчету, потом выписать счет, отвезти его в школу, подождать несколько дней, пока бухгалтер произведет операции в банке, затем ехать с платежным поручением вновь в магазин, и только после этого можно будет получать отобранные товары. Наконец, в длительном походе это приводит к чрезмерному возрастанию нагрузки на ребят. Если, например, руководителю предстоит вести ребят в 20-дневный поход, он всегда может подобрать такой маршрут, чтобы в двух-трех местах можно было пополнить продукты. Иными словами, участникам похода надо будет идти, имея в рюкзаках 5-7-дневный запас продуктов. Но это можно осуществить, только имея наличные деньги. При необходимости приобретать продукты по безналичному расчету придется покупать их сразу на все 20 дней. А ведь это минимум по 20 кг на каждого из ребят, не считая личных вещей и предметов группового снаряжения.

Обычный довод, который приводят в пользу безналичного расчета, сводится к тому, что в этом случае всегда можно проверить все расходы, произведенные руководителем в походе. Но неужели человек, которому можно доверить детей, не заслуживает того, чтобы ему доверили некоторую сумму наличных денег? Если нет, то его вообще нельзя близко подпускать к руководству детским туризмом, а может быть, и вообще к педагогической работе.

Покупки по безналичному расчету целесообразны только в случае, если на базе можно получить то, что трудно найти в магазине. А вообще от них лучше по возможности отказаться. Иначе основную часть времени и сил руководителя поглотит чисто хозяйственная деятельность, ничего общего не имеющая с собственно туризмом.